Affaires au Japon

Si vous vous rendez au Japon pour affaires,il est important de tenir compte de certaines différences culturelles et coutumes qui pourront vous éviter de vivre des situations embarrassantes. Qu'il s'agisse de clients ou de fournisseurs, nos relations commerciales seront plus fortes si notre partenaire japonais apprécie notre effort pour connaître sa culture et respecter ses coutumes. Les observations culturelles que nous allons réaliser ici se basent sur des stéréotypes et des généralités, et il est possible, que, à mesure que nous allons connaître nos contacts commerciaux, nous nous rendions compte qu'ils ne s'adaptent pas aux stéréotypes. Au Japon, de même que partout, il est toujours vrai que chaque personne est un monde.

La culture japonaise

Les japonais sont éduqués depuis la plus tendre enfance pour être des personnes respectueuses. Leurs manières, pour les occidentaux, peuvent paraître quelque peu froides. Dans leur éducation, la hiérarchie est fondamentale : âge, statut social, poste dans l'entreprise…  Au moment de se diriger à une autre personne, elle ne sera jamais nommée par son surnom, à moins qu'il s'agisse d'une relation familière ou d'amitié très proche. Au lieu du prénom, appeler la personne par son nom suivi de "san", ce qui équivaut à "Mr".

Il est indispensable d'être ponctuel. Arriver un peu avant l'heure accordée est le mieux. Éviter à tout prix d'arriver en retard ou d'enfreindre les délais de remise de propositions et de rapports. 

L'esthétique

Netteté, beauté et ordre, voici les trois mots clés. L'entrepreneur japonais prendra en considération l'état de l'entreprise qu'il visite pour faire des affaires. Une mauvaise impression peut vous faire rater un possible accord, étant donné que la personne peut sentir qu'on ne la soigne pas assez, en lui montrant des bureaux désastreux, sales ou mal organisés.

La salutation

L'une des caractéristiques principales des japonais est le manque de contact physique avec les personnes qui ne font pas partie de leur cercle privé. Il ne sont pas habitués à cela, étant donné qu'ils ont été éduqués dans le plus grand respect. Une révérence est la manière la plus adéquate de saluer quelqu'un. L'inclinaison et la durée de celle-ci dépendra du rang de la personne. Par exemple, si nous nous dirigeons au président de l'entreprise, la révérence sera plus inclinée et plus longue que s'il s'agit d'un travailleur d'un rang inférieur. De plus , les révérences commencent par la personne la plus importante, et finiront par celle de rang inférieur. De même que pour se présenter ou pour saluer, il est aussi habituel de s'incliner pour prendre congé. Pour plus d'informations sur les révérences, vous pouvez consulter le site Viajando Por Japón.

Il existe quatre types de révérences :

1. Eshaku : révérence avec inclinaison d'environ 15º. Elle est utilisée entre les collègues de travail du même rang ou comme salutation d'un supérieur à ses subordonnés.

2. Futsuurei : révérence avec 30º d'inclinaison. Elle est utilisée pour saluer un supérieur et pour saluer ou donner la bienvenue à des clients.

3. Teineirel : révérence avec 45º d'inclinaison. Il s'agit d'une inclinaison supérieure pour montrer sa gratitude à quelqu'un qui a fait quelque chose pour nous ou pour demander des excuses.

4. Saikeirei : révérence avec 90º d'inclinaison. Elle est utilisée pour demander une faveur importante à quelqu'un ou pour demander des excuses pour une faute grave.

Il est indispensable d'être ponctuel. Arriver un peu avant l'heure accordée est le mieux. Éviter à tout prix d'arriver en retard ou d'enfreindre les délais de remise de propositions et de rapports. 

Cartes de présentation

Offrir notre carte bien présentée, c'est-à-dire, sans que celle-ci ne soit déchirée ni pliée, si possible de papier de bonne qualité. Si l'on reçoit une carte de visite, prendre le temps de la lire, ce serait un manque de respect que de la ranger directement.

Travailler en équipe

L'individualité n'est pas bien reçue. Les décisions se prennent en groupe,tant dans le domaine professionnel que dans la vie quotidienne. Pour un japonais, le bien commun sera au-dessus des intérêts d'un seul individu.

Réunions d'affaires

Il est courant pour un chef d'entreprise japonais d'aller dîner pour discuter ou pour conclure un accord. Ces réunions font partie de la procédure, et il n'est pas conseillé de les refuser. Durant une réunion d'affaires dans l'entreprise, les invités devront s'asseoir en tournant le dos à la porte.

Les chefs d'entreprise japonais s'habillent normalement de manière sobre. Costume sombre, chemise blanche et cravate noire.  Il est indispensable de porter des chaussettes de couleur sombre et impeccables, étant donné qu'au Japon, il est courant de se déchausser dans l'entrée. Si vos réunions sont fréquentes dans la pays nippon, je vous recommande la lecture du livre “Japanese management : Tradition and transition” , d'Arthur M. Whitehill.

Au moment de débattre une proposition, tenir compte du fait que les silences font partie intégrante de la réunion, c'est un signe de réflexion et de respect envers ce qui est en cours de discussion. Il est même possible que l'une des personnes présentes ferme les yeux, cela ne doit pas être considéré comme un manque d'intérêt, mais comme une preuve d'attention envers ce qui est dit. Environ 15 minutes après le début de la réunion, les sujets importants seront touchés. Éviter durant la réunion les confrontations directes, un ton trop élevé et un langage corporel négligé ou provoquant.

Cadeaux

Il est habituel de donner et de recevoir des présents dans les affaires avec des entreprises japonaises. Ceux-ci n'ont pas la considération de pots-de-vin, mais uniquement une manière de montrer son intérêt et respect à la personne qui le reçoit. Les présents doivent être hiérarchisés, et ce ne doit pas être le même pour des postes différents, étant donné que cela serait un manque un respect. Il est coutume d'ouvrir le cadeau en privé, pour éviter des comparaisons. Il est important de savoir que les japonais refuseront plusieurs fois le cadeau pour l'accepter finalement, c'est une coutume très ancrée, qui se reflète même dans la structure du langage japonais. Finalement, le cadeau sera accepté humblement, en laissant entendre que la relation personnelle est plus importante que le cadeau reçu. Le présent, correctement emballé, sera remis avec les deux mains, et en s'inclinant légèrement vers l'avant.

Succès garanti

Il suffit d'observer le comportement des japonais, qui sont éduqués depuis leur plus tendre enfance dans la droiture et le protocole, pour comprendre la procédure utilisée dans les relations commerciales. Si la prémisse du respect maximum à l'entrepreneur japonais est respectée, le succès est garanti.