J'en ai besoin dans l'immédiat ! 10 astuces pour survivre à la gestion de projet

La gestion de projets est un travail dynamique et agréable dans lequel on réalise de nombreuses fonctions de natures différentes. Tout cela avec un objectif ultime : réussir un projet tout en réduisant au minimum le nombre d'incidents et d'imprévus et en garantissant la satisfaction du client... sans perdre patience et en obtenant des bénéfices !

Dans le cas d'une entreprise de traduction, parmi les responsabilités du chef de projets figurent le contact avec les clients et les fournisseurs en différentes langues, le calcul des devis et des marges de bénéfice, la conversion de documents dans une infinité de formats ou encore la réalisation des contrôles de qualité de la traduction, de la mise en page, et toute tâche demandée par le responsable : à l'écran, sur papier, sur la table ou sur le mur... et tout cela à réaliser dans l'immédiat ! Rien que d'y penser me stresse ! Ou me stressait... C'est la raison pour laquelle j'ai écrit un ensemble d'astuces et de conseils que j'ai découvert au fil des années et que j'ai intégré dans mon travail grâce à une technique efficace et subtile que la sagesse populaire exprime de façon sublime dans le proverbe suivant : « l'homme sage apprend de ses erreurs ».

1. Établir des priorités permet de travailler avec diligence et sans s'arracher les cheveux

On trouve souvent un grand nombre de courriers électroniques pour lesquels il faut créer des projets, établir des devis, convertir ou modifier des fichiers, résoudre des problèmes ou dans lesquels il faut traiter des clients ou des fournisseurs « agités ». On peut parfois se retrouver débordé sans savoir par où commencer ni quand finir, ni si l'on réussira à le faire.

CONSEIL : Noter les tâches dans un agenda et les ordonner ou les réaliser par ordre d'importance. De cette façon, les tâches seront réalisées une à une avec diligence, de manière calme et concentrée (les autres tâches sont ordonnées et seront faites ultérieurement).

2. Utiliser une application informatique pour la gestion de projets

Par exemple XTFR qui permet de noter (par ordre chronologique, entre autres) l'évolution de chaque projet. Ces programmes disposent souvent de fonctions à cet effet, comme les « notes ».

Ils permettent de réaliser les projets avec une plus grande efficacité grâce aux outils qu'ils offrent, comme la conversion automatique des fichiers, le calcul des marges de bénéfice, le filtrage des ressources selon des critères précis, etc.

CONSEIL : Chercher, essayer et apprendre à utiliser les outils et les fonctions des programmes lorsqu'on a du temps libre pour pouvoir ainsi en tirer le plus grand profit et éviter qu'ils ne deviennent un casse-tête.

3. Les « listes de vérification » ou checklist

Élaborer et compléter toujours une liste, appelée checklist, dans laquelle on coche les points terminés ou réalisés correctement. Celle-ci comporte les étapes importantes initiales et finales de chaque projet, telles que la réalisation de l'analyse des archives, l'envoi des bons de commandes aux fournisseurs, la réalisation de la comptabilité (demander le bon de commande au client s'il ne l'a toujours pas envoyé), l'évaluation des fournisseurs (envoyer un courrier de rappel aux fournisseurs qui ne l'ont pas remise en livrant le travail), l'enregistrement des rapports de contrôles de qualité pertinents, etc. Avec le temps, ces étapes seront réalisées de manière automatique (l'automatisation des tâches est évoquée plus largement au point 5). Toutefois, il est conseillé de vérifier toujours la liste avant de fermer un projet.

CONSEIL : Élaborer une « liste de vérification » qui soit la plus simple possible pour pouvoir vérifier d'un seul coup d'œil qu'aucune tâche n'est en cours avant de fermer un projet et l'envoyer pour l'élaboration de la facture. 

4. Dates de livraison maîtrisées : essentiel pour avoir un client satisfait

Pour qu'un projet soit réalisé avec succès, la ponctualité dans la livraison est fondamentale. Il est conseillé d'avoir toujours les dates de livraison sous contrôle et, autant que possible, les établir en laissant de la marge entre la réception des fichiers de la part des fournisseurs et la livraison au client final afin de prévenir de possibles imprévus qui peuvent éventuellement retarder la livraison.

CONSEIL : Noter la date et l'heure des livraisons, tâches, etc. dans un agenda. On peut utiliser un système qui aide à l'identification des tâches en un seul coup d'œil, comme par exemple un code de couleurs. Personnellement, je le fais et je trouve ce système assez intuitif : livraisons au client final en rouge, livraisons aux fournisseurs en vert, tâches à réaliser en noir, autres commentaires en bleu. Accrocher un calendrier au mur avec une feuille par mois pour signaler les livraisons aux clients finaux peut également être utile.

5. La systématisation des tâches augmente la rentabilité

Comme dans toute autre activité professionnelle ou personnelle, comme par exemple la conduite, l'automatisation des processus et des tâches permet de les réaliser plus facilement et avec moins d'effort.

CONSEIL : Commencer chaque projet, en contrôler l'évolution et le fermer de manière systématique en suivant autant que possible les mêmes étapes, dans le même ordre et sans en omettre aucune pour automatiser le processus et réduire ainsi les efforts et la concentration nécessaires. De cette manière, on arrive également à augmenter la rentabilité des projets.

6. Écrire aide à fixer les idées et à assimiler les processus

Lorsqu'on commence dans la gestion de projets, l'on doit apprendre et intérioriser de nombreux processus.

CONSEIL : Avoir un bloc-notes pour noter tous les nouveaux processus appris afin de pouvoir le consulter plus tard si nécessaire. Par ailleurs, le simple fait d'écrire permet de mieux retenir les contenus, les dates, les processus, etc.

7. Tableau avec des notes dans le champ visuel

Points difficiles à retenir quoi que l'on fasse 
Les ÀNEPASOUBLIER

CONSEIL : Accrocher un tableau de taille moyenne ou simplement une feuille contenant des mots clés pour se souvenir de questions qu'on a tendance à oublier (comme par exemple activer une option déterminée en réalisant les analyses ou procéder aux livraisons à travers le système et non pas via courriel), ou des informations auxquelles il faut avoir accès
de façon rapide comme des numéros de téléphones, des extensions de responsables d'autres départements, des méthodes abrégées pour les logiciels d'usage commun, une étape ou un processus en particulier dont on a du mal à se souvenir, etc.

8. Communication claire et réponses à temps

Parfois, un malentendu peut se transformer en un grand problème qui peut mettre en danger une relation commerciale. Il est essentiel que la communication avec les clients et les fournisseurs soit claire et cordiale.

CONSEIL : Selon notre liste de priorités, nous devons continuer à réaliser les tâches correspondantes avec tranquillité et diligence. La communication avec les clients et les fournisseurs doit toujours se faire de manière calme, avec patience, cordialité et dans les temps. Il est important de s'expliquer de façon claire et concise dans les courriels ou par téléphone afin d'éviter de possibles malentendus qui peuvent finir par créer des tensions dans la relation professionnelle. Une ambiance tendue rend difficile l'obtention de bons résultats et la motivation au travail.

Il est tout aussi important de répondre dans les temps. Nous souffrons tous de « stress » et nous espérons avoir une réponse le plus tôt possible. Sur ce point, il existe deux aspects importants : 
1. Ne pas se désespérer si l'on ne reçoit pas une réponse dans l'immédiat. Continuer à travailler conformément à la liste de priorités et demander une réponse après un temps raisonnable. 
2. Ne pas oublier de répondre aux courriers même s'ils ne figurent pas parmi les tâches prioritaires. Pour cela, on peut marquer le courriel en question en tant que « non lu » pour y répondre ultérieurement. S'il s'agit d'un message dont la réponse exige un peu plus de temps, écrire brièvement en disant que l'on y répondra plus tard dans la journée par exemple. Le plus important est que le client ou le fournisseur sache qu'on le tient en compte et qu'on l'a inclus dans notre liste de tâche à faire.

CONSEIL : Se rappeler toujours de demander une réponse après un certain temps ainsi que de répondre aux messages marqués comme « non lus » sans laisser passer trop de temps.

9. Nous commettons TOUS des erreurs

Nous pouvons nous tromper en calculant un devis ou en envoyant une commande à partir d'une analyse incorrecte. Il n'y a pas de problème à écrire ou à appeler pour rectifier l'erreur, modifier le document en question ou prendre les mesures nécessaires. Il n'y a pas de sens à ce que quelqu'un soit payé pour un travail qu'il n'a pas réalisé à cause d'une erreur, et cela ne devrait pas être un motif d'énervement ou de dérangement, j'insiste : cela arrive à tout le monde.

CONSEIL : Si la communication avec les clients et les fournisseurs est claire et honnête, on doit juste s'exprimer sincèrement et expliquer l'erreur commise. En expliquant la manière dont l'erreur s'est produite et en proposant une solution, la personne en question, si elle applique les mêmes valeurs professionnelles, n'aura aucun problème pour appliquer ou accepter les mesures nécessaires, ou pour proposer une alternative.

10. Du temps libre ?

Cela paraît presque une plaisanterie, n'est-ce pas ? N'exagérons rien, car on finit toujours par avoir du temps où il n'y a pas de « tâches prioritaires » à réaliser.

CONSEIL : C'est le moment de faire ces travaux qui sont quelque peu, disons, soporifiques, qui nous permettront d'accélérer et de rentabiliser les projets dans les moments où l'on a à peine du temps pour respirer. Par exemple, chercher des fournisseurs qui ne font pas encore partie de nos bases de données pour une activité ou une combinaison linguistique en particulier. 
Pendant ces périodes creuses, on peut également faire des simulations de processus qui ne se produisent pas souvent et qui, l'heure venue, ne se font pas de manière fluide. Il s'agit-là de recréer des processus non assimilés qui peuvent provoquer du stress, de manière à les faire avec plus d'assurance le moment venu. Une fois de plus, le but est d'automatiser les processus.

Références

http://es.wikibooks.org/wiki/Gesti%C3%B3n_de_proyectos#Gestor_de_proyecto

http://salineropampliega.com/2014/06/52-consejos-para-iniciarse-en-la-gestion-de-proyectos