7 erreurs communes lors de l’utilisation des INCOTERMS®

Face à une boîte à outil pleine, vous ne songeriez pas à resserrer une vis avec une scie ou à couper un morceau de bois avec un tournevis. Il est évident que dans chaque cas vous utiliseriez l’outil adéquat, vous rendant le travail plus facile tout en empêchant les situations indésirables.

Le commerce international nous fournit une série d’outils, qui, lorsqu’ils sont utilisés correctement, rendent certaines procédures beaucoup plus faciles. Ces procédures incluent la rédaction de contrats qui clarifient les clauses qui s’y rattachent et explicitent les risques associés.

Parmi les outils propres aux transactions commerciales internationales se trouvent les Incoterms®. Tous les dix ans, la Chambre Internationale de Commerce publie une nouvelle version de ces termes, utilisés dans les transactions commerciales à travers le monde.

On pense souvent à tort que ces termes font partie du contrat de transport ou du contrat d’assurance. Pourtant, les Incoterms® définissent la distribution des coûts de transport et des procédures douanières ainsi que l’obligation ou non de contracter une assurance pour couvrir les risques auxquels la marchandise est sujette durant le transport. lls font aussi partie du contrat de vente dans lequel vendeurs et acheteurs s’accordent sur les conditions générales.

Les Incoterms simplifient la rédaction des contrats et définissent les quatre situations suivantes :

Le lieu de transfert du risque lié aux marchandises

La répartition des coûts du transport

Les responsabilités de chacun concernant les procédures douanières à l’import et à l’export.

Comme nous l’avons expliqué plus haut, ces outils doivent être utilisés à bon escient. L’utilisation des Incoterms® n’est pas obligatoire. Cependant, une fois d’accord avec l’autre partie sur leur utilisation dans le contrat de vente, ils doivent être appliqués correctement car chaque transaction possède ses propres termes.

Soulignons qu’il n’existe qu’un Incoterm® pour chaque transaction. Chaque Incoterm® d’un contrat implique des clauses différentes, et, par extension, des droits, des obligations et des responsabilités pour chaque partie.

Voyons maintenant les sept erreurs les plus courantes dans l’utilisation des Incoterms® :

1. L’utilisation d’Incoterms® qui n’existent pas
2. L’utilisation d’Incoterms® pour les contrats de vente nationaux
3. Une utilisation incomplète des Incoterms®
4. Ne pas se référer à la bonne version de l’Incoterm® (version 2010 et non 2000)
5. Inclure des clauses qui sont incompatibles avec celles définies par l’Incoterms® choisi dans le contrat de vente
6. L’utilisation d’Incoterms® inadéquats avec le mode de transport choisi
7. Ne pas évaluer les risques qui peuvent être encourus par l’entreprise lors du choix de l’Incoterm®

L’utilisation d’Incoterms® qui n’existent pas

En 2010, La Chambre Internationale du Commerce a publié la liste de onze Incoterms®. Onze et pas un de plus. Les voici :

EXW :                     Ex – Works. Départ usine Marchandise mise à disposition dans les locaux du vendeur.

FCA :                      Free carrier. Franco-transporteur Marchandise livrée au transporteur.

FAS :                       Free along side. Franco le long du navire Marchandise livrée le long du navire.

FOB :                      Free on board. Franco à bord Marchandise livrée à bord du navire.

CFR :                      Cost and freight. Coût et fret Tous les coûts jusqu'au fret, c’est à dire le transport principal de la marchandise sont supportés par le vendeur.

CIF :                        Cost, freight and insurance. Coût assurance et fret Tous les coûts jusqu'au fret, ainsi que l’assurance qui couvre les risques du trajet de la marchandise, sont supportés par le vendeur.

CPT :                      Carriage paid to. Port payé jusqu’à Le vendeur paye pour le transport jusqu’au lieu de destination.

CIP :                        Carriage and insurance paid to. Port payé assurance comprise, jusqu’à Port payé assurance comprise jusqu’au lieu de destination convenu.

DAT :                      Delivered at terminal. Rendu au terminal Rendu au terminal de destination convenu.

DAP :                      Delivered at place. Rendu au lieu de destination Rendu au lieu de destination convenu.

DDP :                     Delivered duties paid. Rendu droits acquittés Rendu droits acquittés au lieu de destination convenu.

Il n’y en a pas d’autres. Ce sont les seuls Incoterm® à être reconnus par une juridiction dans le cas d’une procédure judiciaire. Ainsi, toute stipulation incluant un autre Incoterm® ne sera pas valide.

L’utilisation d’Incoterms® inventés de toute pièce est assez commune. On trouve par exemple EXW quai, C+F, C&F, FOT… Ces sigles s’inspirent d’un des onze Incoterms® mais le modifient (ajout ou substitution d’éléments), changeant ainsi les droits et les responsabilités de chaque partie.

Parfois, cet usage n’est pas intentionnel mais témoigne de la méconnaissance des onze Incoterms®. Rappelons que les Incoterms® n’ont pas force de loi et que rien n’oblige à les utiliser. Cependant, s’ils sont utilisés, ils sont légalement exécutoires dans le contexte d’un contrat commercial signé entre deux parties. En résumé, il est important de bien vérifier les exigences de chaque Incoterm® et leur existence avant de signer un contrat.

L’utilisation d’Incoterms® pour les contrats de vente nationaux

Il s’agit d’une autre erreur habituelle. Les Incoterms® ont été conçus pour les contrats de vente internationaux. La Chambre Internationale de Commerce insiste d’ailleurs sur ce point : Les Incoterms® doivent être utilisés dans des contrats de vente dans lesquels les marchandises ont pour origine et destination des pays différents.

Les Incoterms® sont divisés en quatre groupes en fonction de leurs initiales, E-F-C-D. Cette classification indique, entre autres, le pays dans lequel la marchandise est livrée et les risques relatifs au transport.

Par exemple, les Incoterms® qui commencent par E et F indiquent que la livraison de la marchandise s’effectue dans le pays d’origine. Autrement dit, le vendeur n’assumera plus aucun coût ni aucune responsabilité une fois que la marchandise sera sortie de son pays d’origine. De plus, selon l’Incoterm® choisi, le vendeur peut être exempt de payer certains coûts avant la sortie de territoire de la marchandise. Dans le cas des Incoterms® qui commencent par les lettres C et D, les marchandises sont directement livrées dans le pays de destination.

Les Incoterms® peuvent également définir qui sera responsable des droits de douane à l’import et à l’export. Si aucune frontière n’est franchie et la marchandise doit être livrée sur le territoire national, utiliser les Incoterms® n’a aucun sens.

En France, la législation est amplement suffisante pour les transactions sur le territoire, les Incoterms® vont au delà des besoins nationaux. Par exemple, si la marchandise est vendue à Marseille et doit être livrée à Lyon, il suffit d’indiquer sur le contrat de vente quelle partie paiera le transport. Dans le cas où la marchandise serait perdue ou endommagée, la loi sur l’aménagement du transport terrestre en France et son règlement d’application déterminent clairement les droits et obligations de chaque partie concernant le transport. Le code du commerce fera le reste si nécessaire.

Nommer l’Incoterm® choisi de façon incomplète

Les Incoterms® possèdent chacun un prénom et deux noms. Un Incoterm® auquel il manque une des trois composantes sera vide de sens et son usage pourrait entraîner des complications dans le cas d’une procédure judiciaire. C’est ce que nous allons voir ci-dessous :

Les trois premières lettres de l’Incoterm® doivent être suivies du lieu de livraison de la marchandise. Souvent, seules les trois premières lettres sont signalées, l’Incoterm® n’a donc plus aucun sens.

Spécifier le lieu de livraison de la marchandise est un impératif mais d’autres éléments sont également à prendre en compte. Dans une vente où le lieu de livraison est Grenade, il est courant de voir l’Incoterm® « CPT Grenade ».

Pourtant, plus de 130 villes dans le monde ont pour nom Grenade, il est donc nécessaire de donner plus de détails. Le pays tout du moins... Il est également judicieux de spécifier le lieu de livraison au sein de la ville... car Grenade est aussi une région d’Espagne, de plus de 12 700 kilomètre carrés.

La meilleure manière de faire est d’indiquer l’adresse complète du lieu de livraison après les trois lettres de l’Incoterm®, que ce soit un point kilométrique, un numéro de rue, un code postal... En bref, les informations les plus précises possibles. Ainsi, le lieu de livraison de la marchandise sera clairement déterminé.

Ne pas se référer à la bonne version de l’Incoterm® (version 2010 et non 2000)

Comme nous l’avons déjà dit, la Chambre Internationale de Commerce édite une liste d’Incoterms® tous les dix ans, en modifiant ceux déjà en vigueur. Dans certains cas, les changements sont significatifs.

La différence entre les Incoterms® 2000 et les Incoterms® 2010 va nous servir d’exemple. De 2000 à 2010 il y avait 13 Incoterms®. Depuis la dernière modification, il n’en reste que onze. Ils ont subi de profonds changements, par exemple, au sujet du transfert du risque. La version la plus récente des Incoterms® publiée par la Chambre de Commerce Internationale doit être utilisée.

La version des Incoterms® correspondante aux conditions du contrat de vente est explicitée par le « deuxième nom » de l’Incoterm. Un Incoterm® parfaitement défini se présente de la façon suivante :  CPT + Adresse exacte de livraison de la marchandise + Incoterms® 2010

Inclure des clauses incompatibles avec celles définies par l’Incoterm® choisi dans le contrat de vente

De nombreux contrats de vente incluent des stipulations incompatibles avec l’Incoterm® choisi. En cas de litige, le juge aura des difficultés à décider quelle condition prévaut, ce qui créera une situation inextricable.

Certaines clauses contraires à l’Incoterm® peuvent néanmoins être incluses, il faudra clarifier dans le contrat les termes ajoutés ou retirés. Rappelons qu’il existe un Incoterm® pour n’importe quelle transaction commerciale internationale et qu’il n’y a nul besoin de les retoucher.

L’utilisation d’Incoterms® qui ne correspondent pas au mode de transport choisi

Le mode de transport utilisé pour la livraison de la marchandise est contemplé dans la classification des Incoterms®.

Il n’existe que deux groupes : Les Incoterms® utilisés pour le transport multimodal (c’est à dire lorsqu’il y a combinaison entre plusieurs modes de transport pour la même livraison) et ceux réservés au transport maritime (ou les voies navigables nationales).

Dans la réalité, il est rare de voir la marchandise livrée exclusivement par voie maritime ou fluviale. La majorité des livraisons de marchandises requiert une combinaison de deux modes de transport ou plus. Le transport routier sera plus souvent utilisé en combinaison avec le transport ferroviaire, tandis que le transport aérien ira de pair avec le transport maritime.

Les Incoterms® CFR et CIF sont un bon exemple. Ils sont utilisés dans le cadre des transactions qui utilisent des transports par voie maritime ou par voies navigables nationales. En d’autres mots, l’utilisation de ces Incoterms® serait réservée aux marchandises produites dans un terminal portuaire, ou à celles qui ont voyagé vers des terminaux portuaires par des tuyaux ou des tubes (cargaisons de solides et de liquides en vrac, transport de gaz dangereux). L’alternative aux Incoterms® CFR et CIF sont respectivement CPT et CIP.

Ne pas évaluer les risques encourus par notre entreprise

Jouer avec les statistiques peut tôt ou tard se transformer en vrai casse-tête. Penser « qu’il ne se passe jamais rien » est une stratégie risquée. Il est nécessaire d’évaluer le risque qu’engage chaque Incoterm® pour choisir celui le plus adapté à la transaction ou celui qui fait courir le moins de risque possible à notre entreprise.

Chaque Incoterm® possède des avantages et inconvénients pour l’acheteur et le vendeur. La transaction sera moins risquée si les deux parties ont conscience des risques que le transport de la marchandise implique et si ces risques sont étudiés en amont afin de les minimiser.

Un exemple simple : L’utilisation d’EXW, qui libère le vendeur de toute responsabilité (juridique) lors de la livraison, implique l'acquittement des taxes fiscales et douanières. Pour que le départ des marchandises du territoire douanier de l’Union Européenne soit validé, la présentation d’un document douanier est obligatoire (le DAU), ainsi qu’un document de transport. Par exemple une BL (bill of lading ou connaissement maritime) ou la CMR pour le transport routier. Même si ce n’est pas le vendeur mais l’acheteur qui est responsable du transport ou de la livraison. Si ces documents ne peuvent pas être présentés, il sera impossible d’émettre la facture de la vente sans TVA.

Ces sept erreurs sont dues en grande partie à la méconnaissance des clauses des Incoterms®.

Dans les décisions quotidiennes, il est essentiel de prendre en compte les tenants et les aboutissants de nos décisions... gardons à l’esprit le fait de conduire une machine, de jouer d’un instrument. Il vaut mieux ne pas s’aventurer si nous ne sommes pas assez renseigné, et plus particulièrement dans le cas des transactions internationales qui impliquent : la responsabilité de la livraison, c’est à dire son suivi (livraison en temps et en heure, sans dommages, à l’endroit prévu), ainsi que le paiement pour les deux parties.

C’est pourquoi la gestion des Incoterms® doit être placée dans les mains responsables d’une personne qualifiée qui les connaît et sait les utiliser. Demandez-vous simplement si vous donneriez un pistolet à un singe... (Chargé...)