5 stratégies pour réduire les coûts de traduction de vos IFUs dans le cadre du MDR

Conformément aux exigences linguistiques du règlement européen sur les dispositifs médicaux (MDR), les fabricants doivent fournir des instructions d'utilisation (IFU) claires et localisées pour chacun des marchés concernés. Alors qu'ils sont nécessaires pour assurer la conformité, les IFU multilingues peuvent représenter une part importante du budget de documentation, en particulier pour les entreprises opérant dans plusieurs juridictions.

Vous trouverez ci-dessous cinq stratégies pratiques pour réduire les coûts de traduction tout en maintenant la conformité et la qualité de la documentation.

1. Optimiser le contenu source de l’IFU

Les coûts de traduction sont généralement calculés au mot. Par conséquent, réduire le volume de texte source peut permettre de réaliser des économies substantielles, en particulier lorsque les IFU sont traduits dans de nombreuses langues.

Pour ce faire, vous devez

• Utilisez des formulations concises et standardisées.
• Évitez la redondance.
• Appliquez les principes de la rédaction structurée : envisagez d'utiliser des outils tels que MadCap Flare ou Adobe FrameMaker, qui permettent d'organiser le contenu en modules ou en blocs réutilisables.
• Si les IFU sont déjà rédigés, une révision éditoriale préalable à la traduction visant à simplifier le langage et à éliminer le contenu superflu peut réduire considérablement les coûts, en particulier lorsque la traduction se fait en plus de 10 langues.

2. Utilisez des images pour remplacer le texte répétitif

Des illustrations ou des diagrammes clairs peuvent transmettre des instructions plus efficacement que de longues descriptions, avec l'avantage supplémentaire de ne pas nécessiter de traduction. Cette approche est d'autant plus rentable que le nombre de langues prises en charge est élevé.

Les visuels sont particulièrement efficaces pour les processus étape par étape, les avertissements ou les instructions d'assemblage. Avant d'ajouter des éléments visuels, assurez-vous qu'ils sont tous conformes aux exigences du MDR et qu'ils ont été validés lors de tests d'utilisation.

3. Rédiger les IFU directement en anglais

L'anglais nécessite généralement moins de mots que beaucoup d'autres langues européennes, comme le français ou l'italien. La rédaction de l'IFU original en anglais permet donc de réduire le nombre total de mots et de créer une base optimisée pour la traduction. Par ailleurs, l'anglais est également la langue pivot la plus courante dans les flux de traduction, ce qui simplifie la gestion des projets.

Outre le fait qu'elle permet de réduire le nombre de mots, la traduction à partir de l'anglais peut présenter d'autres avantages. Si vous voulez en savoir plus, lisez 3 raisons pour et 2 contre la traduction depuis l'anglais.

N'oubliez pas : La formulation en anglais doit rester claire et conforme pour toutes les populations d'utilisateurs, y compris les personnes dont ce n'est pas la langue maternelle.

4. Envisagez la traduction assistée par ordinateur avec post-édition (MTPE)

Pour certains types de contenu, la traduction assistée par ordinateur suivie d'une post-édition professionnelle peut offrir un équilibre entre le coût et la qualité. Toutefois, sa faisabilité et les gains de productivité qu'elle permet de réaliser dépendent de certaines conditions :

• La complexité technique des IFU.
• La clarté et la cohérence du texte source.
• La disponibilité de moteurs de traduction entrainés sur mesure et adaptés à votre gamme de produits.

Pour améliorer le rendement de la TA, écrivez des phrases simples et non ambiguës et évitez les expressions idiomatiques ou créatives. Cela rend le contenu plus prévisible et plus facile à traduire avec précision.

5. Tirer parti de la mémoire de traduction et de la cohérence des formats

La plupart des agences de traduction utilisent désormais des systèmes de mémoire de traduction (MT) pour détecter et réutiliser des segments déjà traduits. Cela permet de réduire les coûts et d'accélérer les délais d'exécution.

Pour maximiser la réutilisation :

• Maintenir la cohérence de la formulation dans tous les IFU.
• Normaliser la mise en forme des documents : Une phrase en gras ou avec un espacement différent peut ne pas être reconnue comme une répétition par l'outil de MT.
• Utilisez des outils de documentation qui permettent la réutilisation modulaire du contenu et le contrôle des versions multilingues (par exemple FrameMaker, Flare ou des systèmes basés sur XML).

Des mémoires de traduction bien entretenues et un formatage cohérent peuvent entraîner des réductions de coûts significatives au fil du temps, en particulier pour les appareils dotés de configurations ou d'accessoires multiples.

Conclusion

Réduire les coûts de traduction de l'IFU ne consiste pas à faire des coupes, mais à créer un contenu conforme et réutilisable. En combinant une rédaction stratégique, des outils intelligents et une collaboration étroite avec les prestataires de services de traduction, les équipes chargées de la réglementation et de la documentation peuvent garantir à la fois la rentabilité et la conformité aux exigences du MDR.

Si votre organisation publie des IFU dans plusieurs langues de l'UE, l'application de quelques-unes de ces stratégies peut engendrer une différence non négligeable dans votre budget de traduction.

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